Nadzor arhivskog i registraturnoga gradiva izvan Arhiva

Odjel za nadzor nad pismohranama evidentira i kategorizira sve potencijalne stvaratelje arhivskoga gradiva. Djelatnici Odjela obavljaju redovite i izvanredne nadzore kategoriziranih vlasnika prema utvrđenom redosljedu.
Izvanredni nadzori provode se kod preseljenja i preustroja vlasnika.

Svrha nadzora je fizička zaštita i zaštita sređenosti gradiva.

Fizička zaštita se odnosi na zaštitu od štetnih utjecaja (neprikladan smještaj, loši klimatski uvjeti, elementarne nepogode, nepravilno rukovanje), a zaštita sređenosti podrazumijeva točne opise i evidencije.

Da bi se izbjeglo neovlašteno izlučivanje, gradivo mora biti popisano u obliku prijedloga i odabrano od povjerenstva. Pomoć u pravilnom postupanju su liste s rokovima čuvanja gradiva kojima se određuje koliko dugo treba čuvati pojedine dokumente. Budući da se propisi uredskoga poslovanja mijenjaju, potrebno je biti u vezi s Arhivom. Sređeno i popisano gradivo Arhiv preuzima u zakonskome roku, najranije 30 godina od nastanka gradiva.Odjel za nadzor savjetuje i pomaže djelatnicima u pismohranama te povremeno, prema potrebi, organizira stručne tečajeve.Ta služba pruža pomoć tijelima državne uprave i javnim ustanovama u zaštiti i upravljanju gradivom koje nastaje njihovom djelatnošću.

Odjelu za nadzor nad pismohranama možete se obratiti ako želite znati koju dokumentaciju treba trajno čuvati, zatim za sve upute i propise o zaštiti i vođenju spisa te za postupak preuzimanja javnog i privatnog arhivskoga gradiva.

(NN 105/97 i 64/00 Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva,NN 90/2002.Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva,Pravilnik o predaji arhivskoga gradiva arhivima i Pravilnik o evidencijama u arhivima).