Imateljima arhivskoga i registraturnoga gradiva  smatraju se pravne i fizičke osobe koje su vlasnici ili posjednici gradiva, koje njime upravljaju ili ga drže s bilo kojega naslova. Stvaratelji arhivskoga i registraturnog gradiva – smatraju se pravne ili fizičke osobe čijim djelovanjem i radom ono nastaje. Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskoga i registraturnoga gradiva Stvaratelja/Imatelja obavlja nadležni državni arhiv te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe Stvaratelja/Imatelja odgovorne i zadužene za gradivo.

Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužni su:
• savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu
• dostavljati na zahtjev nadležnoga državnog arhiva popis gradiva i javljati sve promjene u svezi s njim
• pribavljati mišljenje nadležnoga državnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na njihovo gradivo
• redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva
• redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka
• omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnoga državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem njihova gradiva
• pridržavati se uputa nadležnoga državnog arhiva glede zaštite gradiva
• osigurati čuvanje onoga registraturnog gradiva u kojemu još nisu protekli rokovi čuvanja
• osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu gradiva
• odrediti djelatnika odgovornoga za rad pismohrane, a zaduženog djelatnika u pismohrani koji mora položiti ispit za djelatnike u pismohranama
• predati arhivsko gradivo u izvorniku, sređeno, tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje
• novonastalo gradivo i gradivo u čiji posjed dođu dužni su pridružiti odgovarajućoj dokumentacijskoj zbirci ili cjelini najkasnije u roku trideset dana od nastanka, odnosno dolaska u posjed
• dostaviti nadležnom arhivu popis svih dokumentacijskih zbirki ili cjelina koje posjeduju
• donijeti Pravilnik o zaštiti i obradi kojima uređuju sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva te Poseban popis (popis trajnog gradiva i gradiva ograničenog roka čuvanja) koji sadržava sve vrste gradiva koje je nastalo ili nastaje djelovanjem određenoga stvaratelja
• izvijestiti nadležni državni arhiv o svakoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom

Imatelji privatnog arhivskog gradiva koji iz bilo koje osnove čuvaju arhivsko gradivo ili pojedinačne dokumente trajne vrijednosti, obavezni su:
• obavijestiti nadležni državni arhiv o posjedovanju gradiva
• čuvati gradivo i poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu
• srediti gradivo i izraditi popis
• dopustiti ovlaštenoj osobi nadležnoga državnog arhiva da pregleda gradivo i po potrebi provede sigurnosno snimanje
Ukoliko imatelj privatnoga arhivskog gradiva nije u mogućnosti srediti gradivo i izraditi popis, dužan je dopustiti nadležnom državnom arhivu da to učini o svom trošku.